Pro komunikaci s úředníky potřebujete pevné nervy

Lenka Introvič a Petr Lazar pracují jako konzultanti pomáhající školám s administrativními nároky projektů v programu „EU peníze školám“. Lenka, původním povoláním marketingová konzultantka, působí v Olomouckém kraji a v současné době pomáhá téměř dvěma desítkám základních škol. Pod Petrovu působnost spadá celý Jihočeský kraj, jižní část Středočeského kraje a západní část kraje Vysočina. Pomáhá téměř 50 základním školám. Původním povoláním je učitel. S rozšířením programu na střední školy budou jejich zkušenosti zajímavé zejména pro středoškolské ředitele.

Jakým školám nejčastěji pomáháte?

LI: Jsou to většinou velké městské školy (200 a více žáků).

PL: Pomáhám jak těm velkým s pěti sty žáky, tak málotřídním školám s patnácti žáky. Spolupracuji tedy se všemi typy ZŠ.

Jak probíhalo navazování spolupráce se školami?

LI: Musím říci, že jsem byla překvapená, jak příjemné prostředí na školách panuje. Je vidět rozdíl mezi soukromým a státním sektorem, kde se netlačí na pilu a kafe je vždy oslazené J.

Při oslovování škol mi určitě pomohlo dobré jméno firmy. Pokud jsem se v tu dobu setkala s odmítnutím, pak častěji pro to, že školy neměly dostatek informací. Nakonec zafungovalo i pravidlo určitého buzz marketingu. Jakmile jsem uzavřela spolupráci s prvními velkými školami, další se spontánně přidávaly na základě doporučení mezi řediteli.

PL: V prvním pololetí roku 2010, jsme aktivně kontaktovali školy a nabízeli jsme základní informace o projektu a možnou budoucí spolupráci. Po vyhlášení příslušné výzvy jsme se začali věnovat školám, které o spolupráci projevily zájem. Další školy se na Scio obracely samy s žádostí o pomoc, což vlastně pokračuje dodnes.

Jak probíhalo podávání žádosti o projekt?

LI: Samotné podání bylo ta nejsnadnější část. Pokud si tedy odmyslíte různé technické problémy spojené s on-line formulářem v aplikaci Benefit. Náročnější určitě bylo zvolit vhodné šablony a rozvrhnout rozpočet. V začátcích jsme totiž pracovali s neúplnými informacemi – příručka se doplňovala a samotní úředníci na helplince podávali různé informace.

PL: Podání samotné projektové žádosti není nijak komplikované. Náročnější je však rozvržení jednotlivých šablon tak, aby pokryly priority školy, a zároveň aby škola maximálně využila částky, na níž má v rámci projektu nárok. Dobré naplánování a rozvržení šablon je ve fázi zahájení projektu tou nejdůležitější a také nejnáročnější činností, neboť složení šablon a tedy závazek školy docílit konkrétních výstupů nelze v průběhu projektu již změnit.

Jakou podporu poskytujete školám teď v průběhu projektu? Co je pro školy nejnáročnější?

LI: V tuto chvíli řeším nejčastěji výběrová řízení a nákup vybavení do škol a pak stále kvalitu výukových materiálů. Občas ještě něco z účetnictví. Nejnáročnější je pro školy, i přes veškerou podporu z naší strany, dodržet minimální administrativu – správné kódování a náležitosti u výukových materiálů a u vykazování hodin; s tím jsou spojené zápisy do třídnic a záznamových archů. V běžném provozu školy je téměř nemožné dodržet 100% důslednost.

PL: Kromě všech administrativních úkonů jako je vyhotovování monitorovacích zpráv, vypisování výběrových řízení, poradenství v oblasti odměňování pedagogů za práci na projektu, vyjednávání případných změn v projektu atd., také komunikujeme s ministerskými úředníky, poskytujeme metodickou podporu týkající se tvorby výstupů projektu, jako je např. správné vykazování výstupů, konzultace v oblasti požadavků na jednotlivé výstupy, ať už vzdělávací materiály či školení pedagogů atd. Jako nejnáročnější se jeví dodržení všech administrativních požadavků, ale i sledování měnících se pravidel projektu. Ředitelé škol se obvykle obávají, že v rámci činností projektu nedodrží požadované povinnosti a v důsledku toho budou nějakým způsobem sankcionováni. Toto je také - podle mých zkušeností - jeden z významných důvodů, proč se ředitel školy rozhodne využít placené zprostředkovatelské pomoci.

Jaký je váš dosavadní nejhorší „administrativní zážitek“?

LI: Mám pocit, že každý měsíc alespoň jeden J. Zpočátku to byly časté změny ze strany MŠMT týkající se pravidel projektu. A v průběhu pak asi jedna situace spojená s šablonou primární prevence, kdy v průběhu projektu začalo ministerstvo deklarovat, že je nutné si na program primární prevence najít externího dodavatele v podobě právnické osoby, ačkoli my jsme zvolili variantu fyzické osoby na živnostenský list. Byly v tom vložené již dost velké peníze a v případě neuznání by se musely vracet. Nakonec však právě tento projekt prošel v monitorovací zprávě úplně hladce, a to dokonce tak hladce, že jsme ani nedostali od projektové manažerky emailovou zprávu, že byla monitorovací zpráva schválena!

PL: Bohužel musím konstatovat, že nejhorší zážitky mám s komunikací a přístupem MŠMT. Kdyby mi někdo před tím, než jsem vstoupil do tohoto projektu, popisoval, jak nyní jedná ministerstvo, nevěřil bych mu. MŠMT vydalo příručku pro žadatele, která je - jak samo ministerstvo tvrdí na svých seminářích - biblí pro každého žadatele. Tato "bible" je však napsána nekonkrétně a nejasně. Jednotliví úředníci ministerstva si příručku vykládají po svém a to ještě ke všemu každý jednotlivý úředník jinak. Tento měnící se výklad původně vytýčených pravidel, jak v čase, tak dle jednotlivých úředníků MŠMT, fatálně komplikuje práci. A v konečném důsledku zapříčiňuje přesně to, čemu MŠMT chtělo zabránit svými prohlášeními o jednoduchosti a malé administrativní náročnosti, a to, že si školy na pomoc raději někoho najmou. MŠMT například posuzuje v každé monitorovací zprávě, zda vytvořené vzdělávací materiály jsou dostatečně inovativní, ačkoliv v příručce neexistuje jediná definice pojmu inovativní materiál a není zde uveden jediný konkrétní požadavek na kvalitu či rozsah vytvářených vzdělávacích materiálů. Přesto tito úředníci s nepedagogickým vzděláním rozhodnou, že daný materiál je nevyhovující.

Je něco, co byste chtěl vzkázat středním školám, které se na podávání projektů připravují?

LI: Připravte si pevné nervy pro komunikaci s úředníky a snižte na minimum očekávání, že „tenhle projekt bude jiný (lehčí) než ty předchozí“.

PL: Nenechat se znechutit jednáním některých orgánů státní správy a striktně trvat na původně vyřčených pravidlech. A moc nedbat informací o naprosté jednoduchosti a bezpracnosti projektu.

Jaký byl nejčastější mýtus týkající se zprostředkování finančních prostředků? A potvrzují se tyto domněnky během spolupráce se školami na šablonách?

LI: Že finance dostanou školy prakticky „zadarmo“. Že to bude záležitost podání žádosti a ostatní formality už budou brnkačka. Ukázalo se, že je tomu právě naopak. Podání žádosti bylo na projektu to nejlehčí.

PL: "Vše bude jednoduché a vše zvládnete sami..." Nyní s námi spolupracují školy, které naši pomoc původně odmítly a žádost podaly samy. Později v průběhu prvního monitorovacího období, však usoudily, že se profesionální pomoci nevyhnou a dodatečně nás kontaktovaly, aby nám administraci projektu předaly.

Co si školy na spolupráci s Vámi nejvíce chválí?

LI: Ředitelé a zástupci si chválí nejvíce odlehčení od zodpovědnosti, protože za vedení a správnost projektu zodpovídáme my. A samozřejmě pak vidí jednoznačnou časovou úsporu. Protože jinak by věnovali spoustu času jen orientaci v pravidlech projektu, obvolávání úředníků, sledování internetových fór apod. a to ještě s pochybností, zda skutečně dělají vše tak efektivně a správně, jak by mohli a měli. Jsme prý zkrátka takový jejich prášek pro klidný spánek J

PL: To, že se škola může plně věnovat pedagogické části projektu, tedy tvorbě výstupů. Všechny ostatní činnosti (termíny monitorovacích zpráv, vypisování výběrových řízení, tvorba rozpočtu a čerpání prostředků, návrhy dohod o práci, komunikace s MŠMT atd.) obstaráme my. Důležitým momentem je fakt, že za své jednání přebíráme plnou odpovědnost. Vznikne-li škole nějaká škoda v důsledku našeho jednání, pak náklady této škody neseme my.

Co vás obecně na vaší práci nejvíce baví?

LI: Komunikace s lidmi, cestování, různorodost pracovní náplně, adrenalin… Obecně pak svoboda a zodpovědnost, které jsou s touto pozicí nerozlučně spjaty.

PL: Kontakt s řediteli i učiteli a pocit zadostiučinění, když jim výrazně ulehčíme práci.

Filip Karel