Kroky vedoucí k získání peněz a realizaci projektů

Princip šablon má omezit administrativní náročnost, nepomíjí ji však úplně. Je tedy potřeba si uvědomit, že i projekt realizovaný pomocí šablon bude nějakou administrativní kapacitu a práci navíc vyžadovat. V Příručce pro žadatele a příjemce je doslova uvedeno „Při plánování je potřeba vzít v úvahu také administrativní náročnost šablon. Plánování by tedy mělo zahrnovat jak samotné učitele, tak pracovníky, kteří se budou zabývat řízením a administrativou projektu.“

Zde je přehled kroků vedoucích k úspěšné realizaci projektu se zaměřením na administrativní povinnosti příjemce.

1/ Sestavení projektu a vyplnění žádosti

Z formální stránky bude proces žádání zjednodušený oproti klasickým projektovým žádostem. V internetové aplikaci Benefit7 (www.eu-zadost.cz) se zaregistrujete a vyplníte za vaši školu potřebné údaje, zadáte počty aktivit v rámci vybraných témat tak, aby celková částka za zvolené aktivity odpovídala částce přidělené vaší škole, žádost zfinalizujete, vytisknete a odešlete podepsanou v listinné podobě na zadanou adresu. Kromě toho ještě stručně sepíšete projektový záměr.

Jednoduchá forma tak může svádět k rychlému vyplnění žádosti tak, aby peníze přišly co nejdříve nebo aby nebyly vyčerpány jinými školami. Mějte ale na paměti, že Šablony byly navrhnuty a propočítány tak, že peněz je dost pro všechny! Tedy, i kdyby požádaly úplně všechny střední školy o maximální možnou částku, peněz bude dostatek. Samozřejmě je dobré práce na vyplňování žádosti neodkládat – ale vzhledem k tomu, že žádost je možné podat pouze jednou a není možná žádná oprava, vyplatí se vše dobře promyslet a prodiskutovat v rámci učitelského sboru. Tak si můžete ujasnit koncepci vašeho projektu a promyslet, jak peníze co nejužitečněji a co nejefektivněji využít.

Konkrétní kroky a činnosti

• nastudování příručky pro žadatele a obsahu jednotlivých šablon
• účast na informačním semináři MŠMT (nepovinné)
• vymyšlení a vytvoření projektu (rozhodnutí o použitých šablonách)
• sepsání projektového záměru (popis projektu, plánovaný cílový stav, metody evaluace)

• registrace a přihlášení do aplikace Benefit7
• vyplnění žádosti v aplikaci Benefit7
• kontrola, finalizace, tisk a odeslání žádosti

2/ Posouzení a schválení projektové žádosti

Po vyplnění žádosti v systému Benefit7 a odeslání listinné verze na Ministerstvo školství proběhne schvalovací proces ze strany ministerstva. Prakticky půjde jen o kontrolu správnosti, dodržení všech formálních náležitostí a přijatelnosti projektu. Poté bude vaše škola vyrozuměna o schválení projektu a přidělení financí. Ze strany školy pak bude potřeba prostudovat a podepsat tzv. Prohlášení příjemce dotace. Projekty tedy oproti těm doposud předkládaným nebudou posuzovány několikastupňovým a náročným hodnotícím procesem.

Konkrétní kroky a činnosti

• kontrola formálních náležitostí a přijatelnosti ze stany MŠMT
• schválení vrchním ředitelem Sekce řízení operačních programů EU MŠMT
• zaslání Vyrozumění o schválení projektové žádosti
• akceptace Rozhodnutí o poskytnutí dotace, podpisem oprávněné osoby ze strany příjemce formou Prohlášení příjemce dotace

3/ Realizace a monitoring projektů

Realizace projektu začíná po tzv. akceptaci Prohlášení příjemce dotace. Projekty se realizují bez detailního vykazování utracených peněz. Velmi zjednodušeně řečeno to znamená, že u vašich projektů se budou hlavně kontrolovat dosažené výstupy a nikoliv to, jak přesně byly utraceny peníze.

V monitorovacích zprávách i závěrečné zprávě projektu tedy bude zejména potřeba doložit, zda bylo dosaženo požadovaných výstupů (formou pracovních výkazů, předložením pracovních smluv, kopiemi třídní knihy, předložením vzniklých materiálů, předložením záznamových archů, předložením získaných certifikátů apod.). Nebude ale potřeba zpracovávat a dokládat účtenky a faktury na utracené peníze – i když samozřejmě bude potřeba je uchovat pro případné kontroly na místě ze strany MŠMT, zřizovatele, finančního úřadu apod.

Konkrétní kroky a činnosti

• realizace aktivit projektu
• předkládání monitorovacích zpráv (každých 5 měsíců) – vykázání dosažení výstupů, vykázání monitorovacích indikátorů; monitorovací zprávy se zpracovávají v aplikaci Benefit7
• uchovávání dokladů o dosažení monitorovacích indikátorů a cílů projektu
• organizování výběrových řízení (jsou-li potřeba)
• vyjednání změn v projektu (budou-li potřeba)

4/ Zakončení projektu a udržitelnost

Po ukončení projektu je potřeba podat závěrečnou monitorovací zprávu. Nedílnou součástí uzavření projektu je také finanční vypořádání vztahů s poskytovatelem, které se řídí vyhláškou č. 52/2008 Sb. Tou se stanoví zásady a termíny finančního vypořádání vztahů se státním rozpočtem, státními finančními aktivy nebo Národním fondem (dále jen „vyhláška 52/2008 Sb.“).

Konkrétní kroky a činnosti

• podat závěrečnou monitorovací zprávu projektu
• finanční vypořádání ve smyslu vyhlášky č. 52/2008 Sb

Šablony neurčují ani nedoporučují žádnou částku na administrativu projektů – to tedy znamená, že každá škola má volnost v rozhodnutí, kolik ze získaných peněz dá na pokrytí administrativních náležitostí. Pokud škola zvládne zajistit potřebnou administrativu v rámci svých současných kapacit, zbude jí víc peněz na projektové aktivity. Na druhou stranu, pokud škola zvládne dosáhnout požadovaných výstupů o něco levněji než je přidělená částka, nic jí nebrání najmout / zajistit si speciální kapacitu pro administrativní zajištění projektu.

red